Cara Menulis Laporan Bisnis

Sudahkah Anda diberi tugas membuat laporan untuk organisasi Anda? Apakah tugas itu tampak benar-benar menakutkan? Tidak harus begitu. Pertama-tama, Anda atau berbagai orang atau departemen dalam organisasi Anda memiliki semua informasi yang perlu Anda sertakan. Kedua, Anda memiliki banyak contoh dan bantuan format yang tersedia untuk membantu Anda menghasilkan laporan.

Ada banyak jenis dan panjang laporan. Beberapa mungkin ringkasan satu halaman, dan yang lain bisa ratusan halaman. Laporan paling umum yang mungkin perlu Anda hasilkan adalah laporan proyek, di mana Download Contoh Laporan Keuangan Anda merangkum apa yang ingin dicapai oleh proyek dan seberapa baik proyek itu memenuhi tujuannya. Tetapi ada juga laporan rapat, laporan status, laporan bulanan dan triwulanan, semua jenis laporan studi dan penelitian, dan laporan tahunan.

Penting untuk mempertimbangkan audiens untuk setiap jenis laporan. Siapa yang akan menjadi pembaca Anda? Apakah mereka kolega Anda yang sudah mengetahui semua tentang organisasi dan bidang Anda, atau apakah pembaca termasuk orang-orang seperti pemegang saham dan anggota masyarakat umum yang tertarik yang perlu Anda sertakan informasi latar belakang dan penjelasan yang lebih mendalam?

Pertimbangkan juga tujuan dari laporan itu sendiri. Apakah mereka menganalisis dan membandingkan hasil dengan cara ilmiah, atau apakah laporan tersebut memiliki elemen pemasaran juga? Misalnya, laporan tahunan meringkas aktivitas dan status keuangan organisasi, tetapi laporan tahunan juga umumnya mencakup bagian yang mencantumkan produk atau layanan organisasi dan menekankan keberhasilannya, karena laporan tahunan digunakan oleh pemegang saham dan calon mitra serta investor untuk menentukan apakah berinvestasi di organisasi berharga.

Meskipun setiap laporan akan mencakup informasi khusus untuk organisasi itu dan kegiatannya, semua laporan yang baik mengikuti struktur dasar dan mencakup banyak jenis informasi yang sama.

Setiap laporan harus menyertakan bagian-bagian ini di dalam badan laporan:

Informasi latar belakang (jika diperlukan).

Sasaran proyek, pertemuan, atau studi yang Anda laporkan. Misalnya, apakah Anda bertemu untuk menentukan strategi pemasaran baru untuk tahun depan? Apakah organisasi Anda baru saja bermigrasi dari satu sistem perangkat lunak ke sistem perangkat lunak lainnya? Apakah organisasi Anda melakukan upaya untuk meningkatkan keselamatan atau kondisi lain di tempat kerja? Apakah tujuan Anda untuk membandingkan hasil terbaru dari suatu proses atau penjualan produk atau layanan terbaru dengan hasil sebelumnya?

Ringkasan proyek, pertemuan, atau studi.

Analisis keputusan yang dibuat atau hasil proyek. Bagian ini dapat mencakup ringkasan statistik dan pola yang ditemukan dalam data.

Kesimpulan. Apakah proyek, pertemuan, atau studi mencapai tujuannya? Apa implikasinya untuk masa depan?

Lampiran (jika diperlukan).

Halaman yang masuk ke setiap bagian akan berbeda untuk setiap organisasi, proyek, dan jenis laporan. Jika Anda menulis laporan tentang pertemuan singkat, Anda mungkin hanya memiliki satu atau dua halaman yang memuat informasi yang tercantum di atas. Untuk saat ini, anggaplah Anda sedang menulis laporan yang lebih panjang dan menjelajahi struktur yang Anda perlukan.

Seperti halnya dokumen bisnis yang panjang, Anda akan memulai dengan Halaman Judul dan Daftar Isi. Selanjutnya, Anda mungkin ingin menyertakan ringkasan poin ringkasan penting untuk pembaca tingkat tinggi yang hanya akan membaca sekilas laporan Anda–ini biasanya disebut Ringkasan Eksekutif. Dalam laporan tahunan suatu organisasi, ringkasan ini biasanya dicantumkan dalam Surat Kepada Pemegang Saham yang ditulis oleh pimpinan organisasi.

Jika Anda perlu menyertakan bagian Latar Belakang, di sinilah Anda akan menjelaskan sejarah yang mengarah ke proyek, rapat, atau studi. Seringkali ini termasuk alasan proyek atau studi dilakukan. Menyertakan latar belakang akan membantu pembaca memahami apa yang terjadi dan membantu mereka menilai hasilnya. Anda mungkin ingin menyertakan halaman Penilaian Kebutuhan dan Entitas yang Terpengaruh di sini juga.

Di bagian Sasaran, Anda akan meringkas Sasaran dan Sasaran proyek, rapat, atau studi. Dengan kata lain, hasil apa yang ingin dicapai oleh proyek, pertemuan, atau studi? Jadilah sespesifik mungkin. Anda mungkin memerlukan halaman dengan judul seperti Ekspektasi Klien atau Hasil yang Diharapkan, dan jangan lupa untuk menyertakan tujuan Anggaran dan Jadwal asli, serta Batasan apa pun yang ditempatkan pada proyek.

Di bagian Ringkasan atau Deskripsi Proyek, Anda akan menjelaskan apa yang terjadi selama berlangsungnya proyek, rapat, atau studi. Jika Anda menulis laporan kemajuan selama proyek berlangsung, Anda akan menjelaskan apa yang telah terjadi dari awal hingga tanggal laporan. Jika Anda menulis laporan bulanan, triwulanan, atau tahunan, Anda akan meringkas peristiwa dalam periode waktu tertentu. Jika Anda menulis laporan ringkasan setelah proyek atau studi selesai, Anda akan menulis deskripsi keseluruhan proyek.

Tergantung pada jenis laporan yang Anda tulis, Anda mungkin memerlukan halaman seperti Akuntansi, Akuisisi, Periklanan, Penghargaan dan Pencapaian, Kerja Lapangan, Promosi Lintas, Pengumpulan Data, Diagnostik, Pengujian, Pengeluaran, Eksperimen, Eksplorasi, Investigasi, Pemantauan, Pengamatan , Biaya Operasi, Jadwal Acara, Pelatihan, Laporan Laba Rugi–daftar topik potensial ini tidak ada habisnya, karena informasi yang Anda sertakan di bagian ini semuanya bergantung pada peristiwa yang Anda laporkan. Gunakan semua topik yang Anda butuhkan untuk menjelaskan secara menyeluruh apa yang terjadi.

Jika Anda menulis laporan tahunan untuk sebuah organisasi atau laporan proyek yang sangat kompleks, bagian Ringkasan ini mungkin perlu dibagi menjadi beberapa subbagian dengan deskripsi tentang apa yang terjadi di berbagai departemen dalam organisasi, atau apa yang terjadi selama fase berbeda dari proyek. Dalam kasus ini, Anda perlu mengumpulkan informasi tersebut dari berbagai pemimpin yang bertanggung jawab atas berbagai aktivitas.

Di bagian Analisis, Anda akan melaporkan seberapa baik harapan dan sasaran terpenuhi. Anda mungkin perlu menjelaskan bagaimana Anda mengumpulkan data di balik pengukuran statistik, dan bagaimana Anda menentukan apakah tujuan tercapai. Di bagian ini, Anda dapat menyertakan halaman dengan judul seperti Pengukuran, Temuan, Akurasi, Hasil Tolok Ukur, Tantangan, Perhitungan, Kepuasan Pelanggan, Penemuan, Kegagalan, Keberhasilan, Situasi Saat Ini, dan Kinerja.

Laporan yang menyertakan banyak informasi keuangan terperinci, seperti laporan tahunan, sering kali menyertakan penjelasan terperinci yang menyertai angka keuangan, serta laporan auditor independen yang menyatakan bahwa informasi keuangan tersebut akurat.

Bagian terakhir dari laporan harus menjadi bagian Kesimpulan. Di bagian ini, Anda dapat memasukkan topik seperti Konsekuensi, Signifikansi, Proyeksi Pendapatan, Pelajaran yang Dipetik, dan Langkah Selanjutnya–apa pun yang sesuai dengan tujuan Anda untuk menyelesaikan laporan Anda. Dalam kasus laporan yang memiliki tujuan pemasaran atau hubungan masyarakat, topik seperti Area Pertumbuhan, Keberhasilan, dan Potensi Masa Depan biasanya ditekankan.

Setelah isi laporan keuangan atau ilmiah yang kompleks, Anda mungkin juga perlu menyertakan Lampiran – daftar statistik, diagram, bagan, daftar pustaka atau daftar sumber, dan sebagainya.

Anda ingin laporan Anda terdengar profesional, jadi pastikan untuk mengoreksi setiap halaman. Jika memungkinkan, mintalah seseorang yang tidak terbiasa dengan informasi tersebut untuk membaca dan mengomentari pekerjaan Anda. Itu selalu merupakan ide yang baik untuk memilih peninjau dengan latar belakang yang mirip dengan pembaca Anda sehingga dia dapat mengajukan pertanyaan yang sesuai dan memberikan komentar yang berguna untuk meningkatkan laporan Anda.